نص قانون التجارة في مادته “24 ، 25 ” أنه على التاجر أن يحتفظ بصورة من المراسلات والبرقيات وغيرها من الوثائق التى يرسلها أو يتسلمها لشئون تتعلق بتجارته، ويكون الحفظ بطريقة منتظمة تسهل معها المراجعة، وهي كالتالي.
– يجب أن تكون الدفاتر التجارية خالية من أى فراغ أو شطب أو محو أو كتابة فى الهوامش أو بين السطور.
– يجب قبل استعمال دفترى اليومية والجرد أن ترقم صفحاتهما وأن يوقع كل صفحة مكتب السجل التجارى وأن يضع على كل صفحة خاتم مكتب السجل مع بيان عدد صفحات الدفتر.
– يجب تقديم دفترى اليومية والجرد فى نهاية السنة المالية للتاجر إلى مكتب السجل التجارى للتصديق على عدد الصفحات التى استعملت خلال السنة. وعند انتهاء صفحات الدفتر يجب على التاجر تقديمه إلى مكتب السجل للتأشير عليه بما يفيد انتهاء صفحاته.
– على التاجر أو ورثته فى حالة وقف نشاط المتجر تقديم دفترى اليومية والجردإلى مكتب السجل التجارى للتأشير عليهما بما يفيد قفلهما.
– يجوز بقرار من الوزير المختص وضع أحكام خاصة بتنظيم الدفاتر التجارية التى تستعملها البنوك أو الشركات التى يعينها القرار.