حدد قانون إنشاء الهيئة العامة للوثائق القومية والمحفوظات، خطوات التصرف في الوثائق الخاصة، وذلك في إطار الحفاظ عليها وضمان عدم إهدارها.
وأكد التشريع على أن يلتزم حائزو الوثائق الخاصة بإخطار الهيئات بكتاب موصى عليه بعلم الوصول أو ما يقوم مقامه، وذلك خلال عامين من تاريخ العمل بهذا القانون أو من تاريخ أيلولتها أيهما أسبق، وفى جميع الأحوال لا يجوز خروج الوثائق خارج بلاده.
ووفق المادة 14، فإنه فى حالة رغبة حائز الوثيقة الخاصة فى التصرف فيها يلتزم بإخطار الهيئة بذلك بكتاب موصى عليه بعلم الوصول أو ما يقوم مقامه، وتحديد المقابل الذى يرتضيه، وعلى الهيئة إذا قررت شراء الوثيقة إخطار حائزها بذلك بكتاب موصى عليه بعلم الوصول أو ما يقوم مقامه خلال ستين يوما من تاريخ إخطاره بقرار الهيئة الشراء واستلام المقابل الذى تم الاتفاق عليه، ويحرر العقد المثبت لهذا التصرف، وذلك دون التقيد بأحكام قانون المناقصات والمزايدات.
وأجازت المادة للوزير المختص “رئيس الوزراء” بناء على طلب مجلس إدارة الهيئة أن يستولى على الوثائق التى توجد لدى الأفراد أو الهيئات الخاصة بقرار منه بناء على اقتراح مجلس إدارة الهيئة الذى يقدر قيمة التعويض الذى يمنح لمالك الوثيقة، وينشر قرار الاستيلاء فى الجريدة الرسمية وعلى مالكها أو حائزها تسليمها إلى الهيئة خلال ثلاثين يومًا من إخطاره بالقرار بكتاب موصى عليه بعلم الوصول، ويخطر مالك الوثيقة بقيمة التعويض المقدر بكتاب موصى عليه مصحوب بعلم الوصول.
وتصبح قيمة التعويض نهائية إذا لم يتم الطعن عليها خلال ثلاثين يوما من إخطاره، ويكون الطعن فى قيمة التعويض أمام محكمة القضاء الإدارى بمجلس الدولة، وتحدد اللائحة التنفيذية قواعد تقدير التعويض وطريقة ادائه واجراءات التظلم منها.